Politique sur la protection des renseignements personnels de l’Association des artistes de Saint-Laurent (AASL)


1.Objectif de la Politique
La présente Politique sur la protection des renseignements personnels vise à répondre aux obligations prévues à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé notamment en ce qui a trait à la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication et la destruction des renseignements personnels.

2. Définitions
Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.
Dossier : comprend autant la constitution d’un dossier papier que sur support virtuel.
Incident de confidentialité : consiste en tout accès, utilisation ou communication non autorisé par la loi d’un renseignement personnel, de même que la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à sa protection.

3. Responsable de l’application de la Politique
La présidente de l’Association des artistes de Saint-Laurent (AASL) est responsable de la protection des renseignements personnels détenus par l’Association des artistes de Saint-Laurent. Cette personne assure le respect et la mise en œuvre de la Loi et est responsable du traitement des demandes d’accès ou de rectification aux renseignements personnels. Elle s’assure que la politique est révisée aux 6 ans.
Le titre et les coordonnées de cette personne sont publiés sur le site Internet de l’Association.

3.1 Délégation d’autorité
Le responsable de la protection des renseignements personnels peut déléguer cette fonction, en tout ou en partie, à une autre personne. Cette délégation se fait après entente écrite entre les membres du conseil d’administration de l’Association.

4. Collecte de renseignements personnels
Lorsque l’Association des artistes de Saint-Laurent constitue un dossier sur un sujet, elle recueille seulement les informations personnelles des personnes concernées par le dossier et nécessaires au dossier.
Les informations personnelles des membres ou des collaborateurs pouvant être recueillies sont: nom et prénom, adresse, numéro de téléphone fixe et/ou cellulaire, adresse courriel et adresse web ou l’équivalent.
L’Association des artistes de Saint-Laurent informe, par écrit, la personne concernée par la collecte de renseignements personnels de l’objet du dossier, de l’utilisation qui sera faite des renseignements ainsi que des catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’Association et de ses droits d’accès ou de rectification.

5. Utilisation de renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis le sont principalement aux fins de communication avec les membres et les collaborateurs, et ce, afin d’assurer l’ensemble des fonctions de l’Association, notamment pour permettre le bon déroulement des événements.
L’Association des artistes de Saint-Laurent limite l’accès aux renseignements personnels qu’il détient aux personnes pour qui cela est nécessaire aux fins de l’exercice de leurs fonctions, soit aux membres du Conseil d’administration de l’AASL et à des personnes autres en cas de délégation de dossier.
L’Association des artistes de Saint-Laurent obtient le consentement de la personne concernée lorsqu’elle souhaite utiliser les renseignements personnels pour d’autres fins que pour lesquelles ils ont été recueillis.

6. Communication de renseignements personnels
L’Association des artistes de Saint-Laurent:
- informe les personnes concernées du nom des tiers ou des catégories de tiers à qui il communique des renseignements personnels pour répondre aux fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis.
- obtient le consentement des personnes concernées pour la communication de leurs renseignements personnels à des tiers, sauf exception prévues dans la Loi.
L’Association des artistes de Saint-Laurent s’assure que l’envoi de courriels ou de communications par d’autres moyens qui contiennent des renseignements personnels est limité aux personnes autorisées et qu’ils sont transmis aux bons destinataires.
L’utilisation de la liste des membres à des fins personnelles ou à d’autres fins que celles prévues par l’Association n’est pas permise. Si une personne a une information à communiquer aux membres, il peut la transmettre au Conseil d’administration qui jugera s’il est pertinent de le faire. Dans ce cas, seul le CA pourra transmettre cette information aux membres.
Notre site web peut contenir des liens vers d’autres sites internet. Nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques de confidentialité.

7. Conservation des renseignements personnels
L’Association des artistes de Saint-Laurent:
- prend notamment les mesures de sécurité énumérées dans la présente section pour assurer la conservation sécuritaire des renseignements personnels.
- ouvre un dossier, papier et/ou informatique, différent pour chaque sujet traité.
- utilise des technologies assurant la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu'il détient, et ce, à la hauteur de la sensibilité de ceux-ci.

8. Destruction de renseignements personnels
L’Association des artistes de Saint-Laurent détruit les renseignements personnels qu’il détient de manière sécuritaire dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie. Les listes des renseignements personnels des membres faites annuellement seront détruites au plus tard sept ans après la publication de cette liste.
L’Association des artistes de Saint-Laurent s’assure que les personnes qui ne sont plus au Conseil d’administration n’utilisent plus les renseignements personnels sauf si elle les a autorisées.
Les anciens membres et autres personnes qui ont transmis des informations personnelles à l’Association peuvent demander que l’Association détruise ses informations personnelles de façon sécuritaire.

9. Incident de confidentialité
L’Association des artistes de Saint-Laurent s’engage à limiter rapidement tout bris de sécurité relatif aux renseignements personnels qu’il détient, et ce, dès qu’il en a connaissance.
Si le bris de sécurité présente un risque de préjudice sérieux, l’Association des artistes de Saint-Laurent informe les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information dès qu’il est raisonnablement possible de le faire.
L’Association des artistes de Saint-Laurent tient un registre des incidents de confidentialité conformément à la Loi.

10. Droits d’accès et de rectification
Toute personne pour laquelle l’Association des artistes de Saint-Laurent détient des renseignements personnels:
- peut demander à l’Association de lui confirmer l’existence d’un dossier où elle est impliquée,
- peut demander que lui soient communiqués des renseignements personnels la concernant. L’Association des artistes de Saint-Laurent peut refuser pour les motifs prévus aux lois.
- peut demander à l’Association de corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ou encore de supprimer un renseignement périmé ou dont la conservation n’est plus justifiée par l’objet du dossier.

10.1 Procédure pour les demandes d’accès ou de rectification
La demande d’accès ou de rectification se fait par écrit ou par courriel à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
L’Association des artistes de Saint-Laurent doit donner suite à une demande d’accès ou de rectification dans les 30 jours de la réception de la demande. À défaut de répondre dans les 30 jours de la réception de la demande, l’Association des artistes de Saint-Laurent est réputée avoir refusé d’y acquiescer.
Lorsque l’Association des artistes de Saint-Laurent refuse d’acquiescer à une de ces demandes, elle notifie sa décision par écrit ou par courriel, la motive et informe la personne concernée de ses recours.

11. Plaintes
Toute personne peut adresser une plainte relative à la collecte, l’utilisation, la conservation, la communication ou la destruction des renseignements personnels faits par l’Association des artistes de Saint-Laurent au responsable de l’application de la Politique désignée précédemment.

12. Diffusion de la Politique
L’Association des artistes de Saint-Laurent s’assure de rendre disponible la présente politique sur son site web.
En utilisant notre site ‘’Association des artistes de Saint-Laurent’’, vous acceptez les termes de cette politique de confidentialité.

Adoptée par le conseil d’administration de l’AASL le 13 mai 2024 Présenté et adopté à l’assemblée générale du AASL le 16 septembre 2024